Hướng dẫn sử dụng tính năng công việc tôi giao cho admin sở, chuyên viên sở bằng web
1. Đăng nhập
Bước 1: Truy cập hệ thống
Bước 2: Nhập thông tin tài khoản có quyền admin sở, chuyên viên sở và nhấn nút Đăng nhập
Bước 3: Hiển thị màn hình trang chủ
Bước 4: Chọn module Công việc
.png)
Bước 5: Hiển thị màn hình tổng quan
Bước 6: Chọn menu Công việc >> Công việc tôi giao
2. Xem danh sách công việc
Danh sách công việc bao gồm các cột thông tin:
- Tên công việc: Chứa thông tin tên công việc
- Hạn hoàn thành: Hiển thị hạn hoàn thành và thời hạn còn lại
- Độ ưu tiên: Mức độ ưu tiên cho người giao việc chọn
- Trạng thái: Thống kê trạng thái mà người thực hiện công việc đã cập nhật bao gồm:
- Mới
- Đang thực hiện
- Hoàn thành
- Chờ duyệt
- Cập nhật lần cuối: Ghi lại thời gian cập nhật cuối cùng
3. Lọc công việc
Bước 1: Thực hiện lọc các việc theo yêu cầu bao gồm: Chọn hạn hoàn thành, tìm kiếm tên công việc
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả sau khi lọc
4. Giao việc
Bước 1: Click chọn nút Thêm mới tại màn hình Danh sách công việc tôi giao
Bước 2: Hệ thống hiển thị form Thêm mới >> Thực hiện nhập đầy đủ thông tin >> Lưu thông tin, hệ thống sẽ hiển thị bản ghi lên danh sách công việc tôi giao
5. Xem chi tiết công việc
Bước 1: Click vào icon Xem chi tiết ở cột Hành động
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Xem chi tiết của công việc đó
Chứa các thông tin chi tiết liên quan đến công việc bao gồm:
- Tên công việc
- Mô tả
- Mức độ ưu tiên
- Hạn hoàn thành
- Tài liệu đính kèm
- Trạng thái
- Người giao việc
- Giao việc cho
- Cá nhân/Đơn vị thực hiện
6. Xem tiến độ thực hiện công việc
Bước 1: Click vào icon Xem chi tiết ở cột Hành động
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của công việc >> Click vào Tab Tiến độ thực hiện
Người giao việc có thể xem trạng thái công việc của các người thực hiện được giao trong công việc. Tại màn hình này, Người giao việc có thể xem lịch sử cập nhật công việc của từng người thực hiện.
7. Xem lịch sử cập nhật công việc
Có 2 cách để xem lịch sử cập nhật công việc tôi giao:
- Cách 1: Xem lịch sử cập nhật ở Danh sách công việc tôi giao
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Click vào icon Xem lịch sử cập nhật ở cột Cập nhật lần cuối
Bước 3: Hệ thống hiển thị popup Danh sách lịch sử cập nhật
Người dùng có thể thực hiện Lọc lịch sử cập nhật theo khoảng thời gian và tìm kiếm theo nội dung cập nhật.
- Cách 2: Xem lịch sử cập nhật ở Chi tiết công việc tôi giao
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Click vào Xem chi tiết công việc
Bước 3: Chọn Tab Lịch sử cập nhật => Hệ thống hiển thị Danh sách Lịch sử cập nhật
Người dùng có thể thực hiện Lọc lịch sử cập nhật theo khoảng thời gian và tìm kiếm theo nội dung cập nhật.
8. Cập nhật trạng thái công việc
Người dùng có thể tự cập nhật trạng thái công việc mà mình giao cho người khác. Để cập nhật được trạng thái công việc, người dùng truy cập:
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Click vào Xem chi tiết công việc
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của công việc >> Click vào Tab Tiến độ thực hiện
Bước 4: Click vào nút Xổ xuống ở trạng thái Mới, Đang thực hiện
- Với trạng thái Mới >> Hiển thị 2 trạng thái để cập nhật là Đang thực hiện, Hoàn thành
- Với trạng thái Đang thực hiện >> Hiển thị 2 trạng thái để cập nhật là Mới, Hoàn thành
9. Nhắc việc
Nhắc việc là hành động giúp người giao việc có thể chủ động nhắc người thực hiện hoàn thành công việc được giao. Có 3 cách để nhắc việc:
- Cách 1: Nhắc việc ở màn Chi tiết công việc
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Click vào hành động Xem chi tiết
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của công việc >> Click vào Tab Tiến độ thực hiện >> Chọn hành động Nhắc việc
Lưu ý: Icon nhắc việc chỉ hiển thị với những công việc có trạng thái Mới, Đang thực hiện
Bước 4: Hệ thống yêu cầu người dùng xác nhận hành động Nhắc việc
Khi xác nhận Nhắc việc >> Hệ thống sẽ thông báo tới cho người thực hiện công việc
- Cách 2: Nhắc việc ở Danh sách công việc tôi giao
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Thực hiện click vào hành động Nhắc việc với công việc cần nhắc
Bước 3: Hệ thống yêu cầu người dùng xác nhận hành động Nhắc việc
Khi xác nhận Nhắc việc >> Hệ thống sẽ thông báo tới cho người thực hiện công việc được nhắc
Lưu ý: Hệ thống sẽ thực hiện nhắc việc những người thực hiện chưa hoàn thành công việc
- Cách 3: Nhắc việc các công việc được tick chọn
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Chọn checkbox các công việc muốn thực hiện nhắc việc >> Hệ thống hiển thị hành động Nhắc việc >> Click chọn
Bước 3: Hệ thống yêu cầu người dùng xác nhận hành động Nhắc việc
Khi xác nhận Nhắc việc >> Hệ thống sẽ thông báo tới cho người thực hiện công việc được nhắc
10. Yêu cầu cập nhật lại công việc
Yêu cầu cập nhật lại công việc là hành động giúp người giao việc có thể yêu cầu người thực hiện thực hiện và cập lại kết quả công việc.
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Click vào hành động Xem chi tiết
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của công việc >> Click vào Tab Tiến độ thực hiện >> Click vào icon Yêu cầu cập nhật lại công việc
Bước 4: Hệ thống hiển thị Yêu cầu xác nhận hành động>> Người dùng nhập lý do và thực hiện xác nhận hành động
Khi xác nhận Yêu cầu cập nhật lại công việc >> Hệ thống sẽ thông báo tới cho người thực hiện và chuyển đổi trạng thái thành Đang thực hiện
Lưu ý: Icon Yêu cầu cập nhật lại công việc chỉ hiển thị với những công việc có trạng Hoàn thành
11. Chỉnh sửa công việc
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Chọn hành động Chỉnh sửa
Bước 3: Người giao việc thực hiện chỉnh sửa các thông tin trong form chỉnh sửa >> Chọn “Lưu” để lưu lại thông tin chỉnh sửa.
12. Xóa công việc
Bước 1: Truy cập danh sách Công việc tôi giao
Bước 2: Chọn hành động Xóa
Bước 3: Hệ thống yêu cầu người dùng Xác nhận hành động
Khi xác nhận Xóa >> Hệ thống sẽ thông báo tới cho người thực hiện hành động xóa công việc
Google+